Fram tills nu har BRFK3 handlat om en sak: att ta en förening från K2 till K3 med en komponentindelning som håller för revisorns granskning. Det är ett arbete som görs en gång.

Nu finns tre moduler till, och de har motsatt karaktär — de har ett skäl att öppnas varje månad.

Årshjulet

Föreningens datum räknas fram ur ert eget räkenskapsår och era egna stadgar, inte ur en generisk mall:

Post	Frist	Lagrum
Ordinarie föreningsstämma	Inom sex månader från räkenskapsårets utgång	LEF 6 kap. 9 §
Kallelse får skickas tidigast	Sex veckor före stämman	LEF 6 kap. 17 § 1 st
Kallelse ska ha skickats	Senast fyra veckor före — två veckor om stadgarna tillåter	LEF 6 kap. 17 § 1–2 st
Årsredovisning och revisionsberättelse tillgängliga	Minst två veckor närmast före stämman	LEF 6 kap. 23 §
Stämmoprotokoll tillgängligt	Senast tre veckor efter stämman	LEF 6 kap. 40 § 1 st

Varje post är märkt med vad den vilar på: lagkrav, era stadgar, eller ett antagande vi gjort för att stadgarna inte är inlästa ännu.

Den märkningen är ingen detalj. Fyra poster som brukar stå i färdiga årshjul — SBA-egenkontroll, radonmätning, lekplatsbesiktning och legionella — saknar lagstadgad frekvens helt. Att visa dem som hårda deadlines vore ett faktafel, så det gör vi inte. Utöver de lagstadgade posterna lägger ni till föreningens egna hållpunkter, och bockar av dem med en kommentar om vad som faktiskt gjordes.

Avtalsbevakningen

Sista uppsägningsdag räknas fram ur avtalets slutdatum och uppsägningstid, och påminnelserna går ut i flera steg före den. För varje avtalsperiod noteras vad styrelsen bestämde: behålla, omförhandla eller säga upp.

Beslutet nollställs när avtalet förlängs. Det är avsiktligt. Ett "behåll" från förra året är inte ett ställningstagande till nästa period och ska inte se ut som ett.

Städ, hiss, bredband och försäkring är sällan dyra att byta. De är dyra att missa.

Styrelseprotokollen

Mall med standardpunkter, löpnummer per verksamhetsår och arkiv per förening. Protokollet går från utkast till justerat till arkiverat, och beslut som inte är avklarade följer med till nästa möte i stället för att försvinna i en mapp.

Det som inte går att göra i Word: dagordningen föreslås ur det som faktiskt är på gång de närmaste 60 dagarna. Avtalet som måste sägas upp, posten i årshjulet som närmar sig, åtgärden i underhållsplanen. Sekreteraren öppnar systemet före mötet, inte efter.

Inget hamnar i protokollet förrän någon lagt till det, och en punkt som strukits kommer inte tillbaka. Samma princip som i årshjulet: det vi räknat fram får aldrig se ut som något ni bestämt.

Varför det hänger ihop

Var för sig är de tre vanliga verktyg. En kalender kan påminna om stämman, ett kalkylblad kan lista avtalen och Word kan skriva protokollet. Det ingen av dem gör är att veta om varandra.

En ny styrelse tillträder efter varje stämma. Det som ligger i systemet följer med till dem — det som ligger i den avgående kassörens mejlkorg gör det inte.

Förvaltare får datumen framräknade per förening, ur varje förenings eget räkenskapsår. Redovisningsbyråer och revisorer får beslutet, protokollet det togs i och lagrummet fristen vilar på i samma kedja, per klient.

Läs mer om hur årshjul, avtal och protokoll fungerar tillsammans →