Var för sig är de tre vanliga verktyg. En kalender kan påminna om stämman, ett kalkylblad kan lista avtalen och Word kan skriva protokollet.
Det ingen av dem gör är att veta om varandra. Här skriver årshjulet och avtalen dagordningen till nästa styrelsemöte, och besluten går tillbaka till det de handlar om.
Datumen räknas fram ur föreningens räkenskapsår och stadgar — inte ur en generisk mall. Varje post är märkt med vad den vilar på: lagkrav, era stadgar, eller ett antagande vi gjort för att stadgarna inte är inlästa ännu.
Den märkningen är inte en detalj. Fyra poster som brukar stå i färdiga årshjul — SBA-egenkontroll, radonmätning, lekplatsbesiktning och legionella — saknar lagstadgad frekvens helt. Att visa dem som hårda deadlines vore ett faktafel, så det gör vi inte.
| Post | Frist | Lagrum |
|---|---|---|
| Ordinarie föreningsstämma | Inom sex månader från räkenskapsårets utgång | LEF 6 kap. 9 § |
| Kallelse får skickas tidigast | Sex veckor före stämman | LEF 6 kap. 17 § 1 st |
| Kallelse ska ha skickats | Senast fyra veckor före — två veckor om stadgarna tillåter | LEF 6 kap. 17 § 1–2 st |
| Årsredovisning och revisionsberättelse tillgängliga | Minst två veckor närmast före stämman | LEF 6 kap. 23 § |
| Stämmoprotokoll tillgängligt | Senast tre veckor efter stämman | LEF 6 kap. 40 § 1 st |
Utöver de lagstadgade posterna lägger ni till föreningens egna hållpunkter — besiktningar, entreprenader, det som är ert. De bockas av med en kommentar om vad som faktiskt gjordes.
Sista uppsägningsdag räknas fram ur avtalets slutdatum och uppsägningstid, och påminnelserna går ut i flera steg före den. För varje avtalsperiod noteras vad styrelsen bestämde: behålla, omförhandla eller säga upp.
Beslutet nollställs när avtalet förlängs. Det är avsiktligt — ett "behåll" från förra året är inte ett ställningstagande till nästa period, och ska inte se ut som ett. Städ, hiss, bredband och försäkring är sällan dyra att byta. De är dyra att missa.
Mall med standardpunkter, löpnummer per verksamhetsår och arkiv per förening. Protokollet går från utkast till justerat till arkiverat, och beslut som inte är avklarade följer med till nästa möte i stället för att försvinna i en mapp.
Det som inte går att göra i Word: dagordningen föreslås ur det som faktiskt är på gång de närmaste 60 dagarna. Avtalet som måste sägas upp, posten i årshjulet som närmar sig, åtgärden i underhållsplanen. Sekreteraren öppnar systemet före mötet, inte efter.
Förslag, aldrig fakta. Inget hamnar i protokollet förrän någon lagt till det, och en punkt som strukits kommer inte tillbaka. Samma princip som i årshjulet: det vi räknat fram får aldrig se ut som något ni bestämt.
Ni slipper hålla årets datum i huvudet, och nästa styrelse ärver dem. Det som ligger i systemet följer med vid överlämningen — det som ligger i den avgående kassörens mejlkorg gör det inte.
Se vad ingår för föreningenDatumen räknas fram per förening, ur varje förenings eget räkenskapsår och dess egna stadgar. Bevakningsarbetet ni redan gör blir synligt, och går att visa upp när uppdraget ska förnyas.
FörvaltareBeslutet, protokollet det togs i, och lagrummet fristen vilar på hänger ihop per klient. Underlaget ligger färdigt när ni kommer in i stället för att rekonstrueras ur mejl i efterhand.
Redovisningsbyråer och revisorerVill ni se hur det ser ut med er förenings räkenskapsår och era stadgar? Vi går igenom det tillsammans.
Boka en genomgång