Ett negativt resultat behöver inte vara ett problem

När årsredovisningen visar ett underskott brukar oron snabbt sprida sig i styrelserummet. Men om det negativa resultatet i er BRF beror på avskrivningar snarare än att ni faktiskt spenderat mer pengar än ni fått in, är läget ofta ett helt annat än det ser ut på pappret.

Det är en av de vanligaste missförstånden i bostadsrättsföreningar som gått över till K3-redovisning: avskrivningar påverkar inte likviditeten. Inga pengar lämnar bankkontot när en avskrivning bokförs. Ändå syns kostnaden i resultaträkningen och kan driva resultatet ned i negativt territorium.

Den här artikeln förklarar varför det händer, vad det faktiskt innebär för föreningens ekonomi och vad styrelsen bör tänka på när ni kommunicerar siffrorna till medlemmarna.

Vad är en avskrivning – och varför minskar den resultatet?

En avskrivning är en bokföringsmässig kostnad som fördelar ett tillgångsvärde över den tid tillgången förväntas användas. När er förening byter stamledningar, tak eller fönster aktiveras kostnaden som en tillgång i balansräkningen och skrivs sedan av löpande under nyttjandeperioden.

Poängen är att kostnaden för bytet alltså inte hamnar som en klumpsumma i det år arbetet utfördes – den sprids i stället ut. Det ger en mer rättvisande bild av när den ekonomiska nyttan förbrukas. Men det innebär också att resultaträkningen belastas med avskrivningskostnader år efter år, även under perioder då föreningen inte gör några stora investeringar alls.

Resultatet av det: resultatet kan bli negativt utan att kassaflödet är negativt.

Skillnaden mellan resultat, likviditet och kassaflöde

Det är värt att hålla isär tre begrepp som ofta blandas ihop:

Resultat är vad som framgår av resultaträkningen – intäkter minus kostnader, inklusive avskrivningar. Ett negativt resultat kallas ibland underskott i bostadsrättsförening.
Likviditet är hur mycket pengar föreningen faktiskt har tillgängliga, typiskt på bankkonto och liknande.
Kassaflöde är förändringen i faktiska in- och utbetalningar under perioden.

En avskrivning är en icke-kassapåverkande kostnad. Den bokas som en kostnad i resultaträkningen, men den rör inte kassaflödet eftersom ingen betalning sker i det ögonblicket. Pengarna betalades ut när renoveringen genomfördes – inte varje år en avskrivning bokförs.

Det betyder att en förening mycket väl kan ha ett negativt resultat på grund av avskrivningar och samtidigt ha god likviditet, stabila avgiftsintäkter och en välskött underhållsplan.

Ett pedagogiskt exempel

Tänk er en förening som byter tak för 2 000 000 kr. Taket skrivs av under sin nyttjandeperiod. Varje år bokförs en avskrivningskostnad i resultaträkningen. Den pengamässiga utgången skedde dock i ett enda år – resten av avskrivningsperioden är det enbart en bokföringspost som belastar resultatet, inte likviditeten.

Obs: detta är ett generellt pedagogiskt exempel, inte en siffra att använda för er förening. Nyttjandeperioder och belopp varierar.

Vad K3-komponentavskrivning tillför – och varför underskottet kan öka

Sedan K3-regelverket blev obligatoriskt för många bostadsrättsföreningar ska byggnaden delas upp i separata komponenter – tak, fasad, stamledningar, fönster och så vidare – som var och en skrivs av utifrån sin egen nyttjandeperiod.

Det är en mer korrekt metod ekonomiskt sett, men den kan ge högre samlade avskrivningskostnader jämfört med den tidigare schablonmetoden. Konsekvensen är att fler föreningar ser ett negativt resultat BRF avskrivningar till följd av, utan att deras faktiska ekonomi försämrats.

Läs mer om hur komponentindelningen fungerar i detalj i vår guide om komponentavskrivning i BRF enligt K3.

Vad ett underskott i BRF faktiskt bör utlösa för analys

Att resultatet är negativt är inte i sig ett problem – men det är heller inte ett skäl att sluta analysera. En styrelse bör ställa sig tre frågor:

Beror underskottet på avskrivningar eller på faktiska kontantutflöden? Titta på kassaflödesanalysen. Är likviditeten stabil trots det negativa resultatet är det ett annat läge än om kassan faktiskt krymper.
Är avgiftsintäkterna tillräckliga för att täcka föreningens löpande drift och planerade åtgärder? Avskrivningen behöver inte "matchas" krona för krona i avgiften – men avgiften ska täcka faktiska kostnader inklusive lån, drift och underhåll. En välkalibrerad underhållsplan är underlag för den bedömningen.
Är avskrivningsnivåerna rimliga och väl dokumenterade? Det är här K3-indelningen och revisorns granskning spelar roll. Felaktigt beräknade nyttjandeperioder eller en slarvigt gjord komponentindelning kan ge avskrivningsnivåer som inte speglar verkligheten. Se mer i vår kompletta guide om K3-redovisning för BRF.

Vad det betyder för avgiften

En vanlig fråga är om ett negativt resultat kräver en avgiftshöjning. Det korta svaret: inte nödvändigtvis och inte automatiskt.

Avgiften ska täcka föreningens faktiska kostnader – räntor, drift, amorteringar och planerat underhåll. Avskrivningar är en bokföringskostnad, inte en utbetalning. Det innebär att en förening kan bära ett bokföringsmässigt underskott BRF under en period utan att avgifterna behöver justeras, förutsatt att kassaflödet och likviditeten är tillfredsställande.

Det omvända gäller också: en förening kan visa positivt resultat och ändå ha för låga avgifter om man inte bygger upp tillräckliga reserver för kommande underhåll. Det är därför underhållsplanen och kassaflödet är minst lika viktiga att följa som resultaträkningen.

Hur ni kommunicerar detta till medlemmarna

Det kan vara utmanande att förklara ett negativt resultat på en stämma utan att oroa medlemmarna i onödan. Några råd:

Lyft fram kassaflödet och likviditeten parallellt med resultatet – visa att pengarna finns.
Förklara att avskrivning påverkar inte likviditet, bara bokföringsresultatet.
Var tydlig med att K3-avskrivningarna speglar byggnadens verkliga förbrukning och är ett tecken på korrekt redovisning, inte på dålig ekonomi.
Hänvisa till underhållsplanen som visar hur framtida behov är planerade och finansierade.

En väl genomförd K3-indelning, granskad av revisor, ger faktiskt ett bättre underlag för dessa diskussioner – inte ett sämre.

Vill ni gå igenom er situation konkret?

Om er styrelse eller förvaltare vill titta närmare på hur avskrivningarna i er underhållsplan hänger ihop med K3-indelningen, är det lättast att börja med att ladda upp planen på brfk3.se och se ett granskningsbart förslag. Eller boka en kort genomgång om ni hellre vill prata igenom det först: boka 30 minuter här.

Det här är generell information, inte individuell redovisnings- eller juridisk rådgivning. K3-bedömningen ska alltid granskas och signeras av er revisor.

Vanliga frågor

Är ett negativt resultat i en BRF olagligt eller ett problem för banken?

Inte per automatik. Banker och kreditgivare tittar vanligtvis på kassaflöde, soliditet och underhållsplan snarare än enbart på årets resultat. Ett underskott som förklaras av avskrivningar brukar inte i sig försämra kreditvärdigheten, men det är alltid klokt att ha en tydlig dokumentation och en dialog med er bank om hur K3-redovisningen påverkar siffrorna.

Måste föreningen balansera bort ett underskott med en avgiftshöjning?

Nej. Det finns inget automatiskt krav på det. Det avgörande är om kassaflödet och likviditeten är tillräckliga för att möta faktiska utgifter. Underskott som enbart drivs av avskrivningar kräver inte en avgiftshöjning för att "neutraliseras" bokföringsmässigt.

Vad är skillnaden på avskrivning och faktiskt underhåll i budgeten?

Avskrivningen är en bokföringskostnad som fördelar ett redan genomfört investeringsvärde över tid. Underhåll i budgeten är en planerad utbetalning för kommande åtgärder. De två syftena är olika: avskrivningen speglar värdeminskning, budgetposten säkerställer att pengarna finns när åtgärden ska genomföras.

Kan avskrivningsnivån vara fel och ge ett missvisande resultat?

Ja, det kan hända om komponentindelningen är felaktigt gjord eller om nyttjandeperioderna inte speglar byggnadens verkliga förhållanden. Det är ett av de viktigaste skälen till att K3-indelningen ska granskas och godkännas av en revisor – och till att ett spårbart, förklarbart underlag som kopplar varje K3-värde till underhållsplanen är viktigt för styrelsen att ha tillgång till.